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致持牌法團的通函 -財政資源管理及《證券及期貨(財政資源)規則》的遵守情況

  1. 本通函闡述了證券及期貨事務監察委員會(證監會)要求持牌法團在監察財政資源充裕性及遵守《證券及期貨(財政資源)規則》(《財政資源規則》)方面,應達到的管治和內部監控標準。

  2. 證監會在監察持牌法團的財政資源充裕性時,觀察到多項不良的做法和內部監控缺失,導致其速動資金盈餘驟降,甚至違反《財政資源規則》對其速動資金的規定。在某些個案中,規定速動資金短欠數額的情況持續多月仍未解決。典型的缺失(請參閱附錄A的例子)包括: (a) 對速動資金的監控不足或無效; (b) 未能作出適當的計提或撥備;及 (c) 計算速動資金時對某些資產或負債的錯誤處理。

  3. 這些缺失主要歸因於: (a) 管理層監督不力;及 (b) 未能僱用具勝任能力的合資格人士去計算和監控速動資金,以及編製和審閱財務申報表(《財政資源規則》申報表)。

  4. 某些持牌法團亦未能及時向證監會匯報其規定速動資金短欠數額,因而違反了《證券及期貨條例》、《財政資源規則》及《操守準則》1下的相關通知規定。縱使這些問題主要出現在營運規模較小和管治能力較弱的持牌法團,所有持牌法團都應遵守《財政資源規則》,並配備充足的資源以適當地進行其業務活動。 應達到的標準

  5. 根據《財政資源規則》第6(1)條,持牌法團須時刻維持速動資金不少於該法團的規定速動資金。根據《證券及期貨條例》第146(1)及(2)條 2,如持牌法團察覺本身無能力按照規定維持財政資源,或察覺本身無能力確定它是否維持規定的財政資源,則持牌法團須以書面通知證監會。除非證監會另行批准,持牌法團須立即停止進行它獲發牌進行的受規管活動。

  6. 根據《操守準則》第3項一般原則,持牌法團應具備及有效地運用其所需的資源和程序,以便適當地進行其業務活動。當中包括需要足夠的速動資金,使該法團得以在正常業務的過程中持續經營。

  7. 為遵守《財政資源規則》而設立的內部監控倘若不足,可能會導致持牌法團的受規管活動突然停止或中斷,並影響其客戶的利益。此外,內部監控薄弱可能會令持牌法團面臨偷竊、欺詐3及其他不誠實的行為、專業上的失當行為或不作為4的風險。

  8. 違反《財政資源規則》會直接關係到持牌法團的適當人選資格以及其是否得以持續獲證監會發牌。如違反《財政資源規則》是由管治缺失或內部監控標準不足導致,持牌法團高級管理層5的適當人選資格亦將受到質疑。持牌法團及其高級管理層應制定並執行有效的政策、程序和內部監控措施,以確保該法團能清楚確定其速動資金的充足性,全面遵守《財政資源規則》的所有相關規定,及維持足夠的資源以持續經營其業務。就此而言,持牌法團應符合本通函所載的標準,亦即是最低的要求。各持牌法團應實施與其規模、架構、業務運作及需要相稱的內部監控措施。 管治 管理層監督

  9. 持牌法團的負責人員及核心職能主管有責任妥善管理與該法團業務有關的風險,及確保該法團遵守相關法律及監管規定,其中包括有效地管理財政資源及確保遵守《財政資源規則》。

  10. 根據現行規定,各持牌法團應指定至少一名負責人員或核心職能主管負責以下各範疇:(a) 確保備有所需的財政資源以便適當地進行該法團的業務活動;及(b) 時刻全面遵守《財政資源規則》對財政資源的規定6。

  11. 因此,持牌法團的高級管理層應指定至少一名負責人員或核心職能主管7,負責監督財政資源的充裕性及《財政資源規則》的合規情況。該指定負責人員或核心職能主管應具有以下責任8: (a) 監督速動資金的計算、監察和匯報工作; (b) 制定並執行政策、程序和內部監控措施,以確保財政資源的充裕性及遵守《財政資源規則》,包括針對速動資金水平及速動資金盈餘顯著下降的情況設置警報,提請高級管理層注意並作進一步上報;及 (c) 識別違反《財政資源規則》的根本原因,並實施適當的補救措施。 勝任能力

  12. 如指定負責人員或核心職能主管轉授或外判速動資金的計算、監察或匯報工作,他們應確保就這些職責(包括編製和審閱《財政資源規則》申報表內所呈報的速動資金狀況)所僱用或委任的任何人士足以勝任該工作,並具備相關資格、知識和經驗。無論如何,即使外判了有關工作,持牌法團仍有責任遵守《財政資源規則》及本通函。 《財政資源規則》申報表

  13. 《財政資源規則》制度及向證監會呈交《財政資源規則》申報表的規定,均為投資者提供了重要的法定保障,並使證監會得以監察持牌法團的風險和流動性。根據《財政資源規則》第56(6)條,持牌法團的《財政資源規則》申報表須由該法團的負責人員或獲證監會核准的高級人員(各為簽署人)簽署。簽署人須在《財政資源規則》申報表的聲明表格中,證明《財政資源規則》申報表內所提供的資料在盡其所知的基礎上是真實及正確的。為了履行這項職責,簽署人應根據相關紀錄核實速動資金的計算,進行必要的查詢,及評估持牌法團的系統和程序是否可得出可靠、最新和準確的財務資料。在正常情況下,《財政資源規則》申報表應由負責人員或核心職能主管簽署。另請注意,向證監會提供虛假或具誤導性的資料,可能會構成《證券及期貨條例》下的刑事罪行。 內部監控標準

  14. 根據《內部監控指引》,持牌法團須制定並維持適當的政策及程序,以確保公司遵守所有適用的法律及監管規定9。因此,持牌法團應就《財政資源規則》的合規性於以下範疇實施有效的監控措施10,其中包括: (a) 穩妥的會計政策和程序11,包括月底和年底的結算程序,以適時及適當地作出收入確認、計提和撥備; (b) 為計算、監察和匯報速動資金設立輸入與核對機制; (c) 與持牌法團的業務活動及運作的性質、範圍、規模和複雜性相稱的有效內部監控流程,以持續監察速動資金; (d) 定期對速動資金作出預測12,以配備及維持足夠的速動資金緩衝; (e) 處理速動資金盈餘較低情況13的流動性管理框架,其中須制定有效的警報、相關緩解措施14及具明確步驟和時限的上報程序; (f) 確保遵守所有相關通知規定的程序;及 (g) 就持牌法團與其外部服務提供者之間有關外判會計和《財政資源規則》合規職能15的範圍、角色及責任作出明確的分配(如適用)。

  15. 監察速動資金的頻率應與持牌法團的營運複雜性相稱。舉例而言,經紀行的速動資金盈餘可能會因其業務活動或市況而於日常或日內出現大幅波動;而資產管理公司若有穩定的收入和可預計的開支,其速動資金盈餘的波動可能較低。因此,持牌法團在設定監察的頻率時,應考慮其速動資金盈餘的潛在波動(例如速動資金盈餘是否每日變動,或容易不時出現突發的變動)。如持牌法團的營運相對簡單,並有大量速動資金緩衝及適當的速動資金預測,便可降低監察的頻率。

  16. 在實施有關《財政資源規則》的合規監控時,應適當地將相關職責和職能予以劃分。

  17. 持牌法團應仔細審閱其管治方式、政策、程序和內部監控措施,以確保有效地監察速動資金及遵守《財政資源規則》,包括遵循本通函所闡述的應達到的管治和內部監控標準。如持牌法團及其高級管理層的行為不符合應達到的標準,證監會將毫不猶疑地對其採取監管行動。另請注意,根據《證券及期貨條例》第146(5)條,如持牌法團無能力維持規定速動資金,或無能力確定本身是否維持規定速動資金,證監會有權暫時吊銷該法團的牌照。 事故報告及補救措施

  18. 根據《財政資源規則》第54(1)條,如持牌法團根據《證券及期貨條例》第146(1)條通知證監會該法團未能維持最低規定速動資金,該法團須於通知內列明有關事宜的全部詳情、其理由及為糾正該無能力之事而採取的任何步驟。根據《財政資源規則》第54(2)條,證監會可要求索取額外資料及文件。就此而言,出現規定速動資金短欠數額的持牌法團應填妥並呈交附錄B所載的事故報告。該事故報告應在首次識別規定速動資金短欠數額當日後的三個星期內呈交予證監會16。停止進行受規管活動的持牌法團應在切實可行的範圍內,盡快將有關事宜通知其客戶17。 財政困難的情況

  19. 證監會提醒面臨財政困難的持牌法團應遵循《有關處理干擾事件的通函》,履行其責任遵守所有相關監管規定,直至牌照被撤銷為止。就此而言,已停止業務運作的持牌法團仍須遵守《財政資源規則》的所有規定,並應獲取足夠的財政、人力和營運資源,以便有序地歸還客戶資產及結束其受規管業務(如適用)。

如對本通函內容有任何疑問,請聯絡負責貴公司事宜的個案主任。

證券及期貨事務監察委員會中介機構部中介機構監察科

SFO/IS/023/2024

1《證券及期貨事務監察委員會持牌人或註冊人操守準則》(《操守準則》)。

2 根據《證券及期貨條例》第146(13)及(14)條,任何持牌法團違反第146(1)或(2)條,即屬犯罪。

3 例如對速動資金狀況進行粉飾。

4《操守準則》第4.3段。

5《操守準則》第9項一般原則及第14.1段,以及《適用於證券及期貨事務監察委員會持牌人或註冊人的管理、監督及內部監控指引》(《內部監控指引》)第I部。

6 證監會於2021年6月28日發出的《致持牌法團的通函──銀行帳戶的操作》。

7 負責財務及會計職能的核心職能主管的主要職能是適時和準確地對持牌法團的經營業績和財務狀況進行財務匯報及分析。因此,鑑於其應具備足夠的權力和資料去管理持牌法團的財政資源,我們預期就本段所載的目的而被指定負責財務及會計職能的核心職能主管將會是合適的人選。

8 如就有關職責指定多於一名負責人員或核心職能主管,應明確界定他們之間的責任分配。

9 第V部。

10《內部監控指引》 第V(4)部。

11 根據《財政資源規則》第3(1)(a)條,除《財政資源規則》另有指明者外,持牌法團須按照普遍接納的會計原則,將所有資產及負債記帳。

12 速動資金預測(如適用)應考慮到(其中包括)任何預期的重大現金流出、未來負債、應收帳款的帳齡,及在壓力情境下自營交易持倉引起的潛在影響。壓力情境的例子包括市況出現異常和重大的變動、股票暫停交易及債務證券的評級下調。

13 如證監會於2022年3月4日發出的《致持牌法團的通函──有關處理因財政困難或缺乏足夠負責人員而導致干擾事件的措施》(《有關處理干擾事件的通函》)所概述,證監會採用以風險為本的方針,持續監察各持牌法團的速動資金是否充足。如持牌法團的速動資金盈餘預計將於12個月內耗盡,證監會可能會向該法團作出查詢;而如其財務狀況持續惡化,證監會可能會要求它提供融資計劃及退場計劃。

14 舉例而言,持牌法團應考慮收回未清繳的應收帳款,避免向關連方提供新的貸款或任何形式的墊款,暫停向其股東分派股息,採取削減成本的措施,尋求注資,及與股東制定融資計劃。

15 如持牌法團將其《財政資源規則》合規職能的任何部分外判予外部服務提供者,該法團應進行充分的初始盡職審查及持續監察工作,以確保該外部服務提供者有能力提供有關服務。

16 呈交事故報告不可取代持牌法團根據《證券及期貨條例》第146(1)條,就規定速動資金短欠數額通知證監會的要求。

17 在持牌法團負責基金整體運作的情況下,包括基金投資者。 

 

 



附錄文件: 附錄A 附錄B

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